När Bohusläningen ville ta del av revisorernas protokoll från 2012 i Uddevalla kommun, kunde inte kommunens tjänstepersoner hitta protokollen. Det visade sig att protokollen mellan 2004 och 2013 var totalt försvunna. Men ungefär en vecka senare kunde revisorsordförande Christian Persson (S) meddela att protokollen nu var funna. Var protokollen befunnit sig under denna tid återstår att berätta. Men det står klart att i arkivet har de inte funnits i alla fall.
I SKR:s informationsskrift om kommunala arkiv kan man läsa att varje nämnd har ett ansvar för att organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas, upprätta en systematisk arkivförteckning och skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Arkiven måste föras för säkerställa rätten att ta del av allmän handling (offentlighetsprincipen), behovet av information för rättskipning och förvaltning och forskningens behov av information. I arkivlagen framhålls att arkiven är en del av vårt nationella kulturarv.
Det finns mindre viktigt material som kan gallras bort. Kvitton på kaffebröd från kommunstyrelsens möten på 1970-talet är förmodligen bortrensade. Men protokollet från mötet ska bevaras för all framtid. Därför var allvarligt att revisionsprotokollen i Uddevalla inte kunde hittas. Hade dessa gått förlorade hade kommande generationer och forskare stått utan viktigt källmaterial. En del av kulturarvet hade varit borta.
Historien kan vara en varningsklocka för många organisationer. Hur står det till med ordningen i arkiven och förråd? Ett annat exempel ur verkligheten kan illustrera. I slutet av 90-talet slutade Vassända-Naglums kyrka att användas av Vänersborgs församling. En kalk och dopskål i silver från kyrkan överfördes till Vänersborgs pastorats förråd. Vid en inventering i början av 2000-talet kunde dessa inte hittas. Historien blev infekterad och väckte upprörda känslor – fanns det en tjuv i församlingen? Nej, något år senare hittade en nyanställd både kalken och dopskålen bakom några mappar i arkivet. (Elfsborgs Läns Allehanda 10 juni 2004)
Kommuner och offentliga myndigheter har ett lagstadgat ansvar att behålla handlingar. Företag och föreningar har inte det, utan det är upp till varje organisation att själva sätta sätta ambitionerna för arkiveringen. I tidningen Arkiv (1 / 2021) skriver forskaren Birgit Karlsson om svårigheterna med att forska i SSAB:s moderna historia, då alla dokument började enbart sparas digitalt. Företagens ointresse för arkivfrågor ansåg hon var allvarligt. "På lång sikt är detta ointresse farligare för forskningen än företagens eventuella vilja att dölja sina misstag.”
Därför är det viktigt att föreningar och företag deponerar sina arkiv hos de lokala förenings- och företagsarkiv som finns runtom i landet. Tyvärr finns det en risk att allt för mycket material hamnar i sopcontainrar vid flyttar eller konkurser. Ett exempel på ett material som har räddats är från Saab Automobiles gamla designavdelning. Personal från Nevs, som hade sin verksamhet i Saabs gamla lokaler i Trollhättan, tömde gamla hurtsar och hittade en historisk skatt. Ovärderliga skisser och ritningar från 1930-talet och fram till konkursen 2011 finns nu hos Saab-museet i staden (TTELA 26 mars 2023).
Det finns alltså all anledning för många organisationer att fundera över hur arkivmaterialet kan sparas för framtiden. Hur står det till på den egna arbetsplatsen? Låt inte vårt kulturarv hamna bland soporna.
LÄS MER:Bortglömd kulturskatt från Saab hittad på Nevs
LÄS MER:Tio års värdefulla dokument slarvades bort av kommunen
LÄS MER:Försvunna protokollen hittade – låg ”någonstans” i kommunhuset
